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Mit der Tätigkeits-Struktur-Analyse (TSA) zu einem effizienten Aufgaben- und Prozessmanagement

Die Anforderungen an eine effektive Verbandsarbeit entstehen aus den Erwartungen der Mitglieder an die Leistungen des Verbandes und an seine Fähigkeiten zu Repräsentanz und Einflussnahme im politischen und wirtschaftlichen Umfeld der vertretenen Branche bzw. Berufsgruppe.

Drei wesentliche Problemtreiber sind in diesem Kontext identifizierbar:

• Reaktionszeiten auf regulatorische Vorhaben der Politik werden zusammen gepresst.
• Die Mitglieder erwarten heute moderne und zugleich schnelle Serviceleistungen.
• Die finanzielle Basis ist prekär.

Hieraus erwachsen insbesondere Anforderungen an die Transparenz von Aufgabenstrukturen und die Effizienz von Aufgabenprozessen.

Paradoxerweise entwickeln sich in diesem Druckmilieu Redundanzen und ineffiziente Prioritätensetzungen. (Support- und administrative Prozesse binden nicht selten mehr als 50% der Kapazitäten, den Kernprozessen gehen aber die Ressourcen aus.)

Die Folgen sind Schnittstellenverluste, mangelnde Synergieumsetzung, fehlende Standards in Prozessen und Leistungen, fehlende Agilität und Wandlungsfähigkeit.

Die entscheidenden Schritte zum Umsteuern setzen am Aufgaben- und Prozessmanagement an. Kernmethodik ist die TSA-Methodik. Sie erzeugt einen detaillierten und hohen Transparenzgrad.

CRM – ein zentraler Erfolgsfaktor für effektive Verbandsarbeit

Die Anforderungen an eine effektive Verbandsarbeit entstehen aus den Erwartungen der Mitglieder an die Leistungen des Verbandes (was ist der Mehrwert aus einer Mitgliedschaft?) und an seine Fähigkeiten zu Repräsentanz und Einflussnahme im politischen und wirtschaftlichen Umfeld der vertretenen Branche bzw. Berufsgruppe (Wie behauptet sich der Verband im Wettbewerb um Image und Einfluss?).

Die Anforderungen zielen auf eine konsequente Mitgliederorientierung und ein darauf ausgerichtetes Mitgliedermanagement. Die Kernfrage lautet: Welches sind die zentralen Geschäftsprozesse für ein effektives Mitgliedermanagement und wie lassen sich diese effizient unterstützen?

Die Lösungen liegen in CRM-Software-Systemen, die die Kernaufgaben und Kernprozesse eines Verbandes abbilden können.

Viele Verbände tun sich schwer, die wesentlichen Elemente - Aufgaben / Prozesse - eines systematischen Mitgliedermanagements zu definieren. Demgemäß scheuen viele davor zurück, sich mit dem Angebot an unterstützenden CRM-Systemen intensiv zu befassen. Zumal der Markt eher intransparent ist. Beim Abgleich von Anforderungen an ein CRM-System und die Beurteilung von CRM-Angeboten besteht das Risiko, die eigenen Anforderungen an die Funktionalitäten des angebotenen CRM-Systems anzupassen.

Drei Aufgaben sind zu erfüllen, wenn das Mitgliedermanagement durch ein CRM-System unterstützt werden soll:

• Definition der Ziele und Anforderungen
• Ausschreibung und Auswahl
• Implementierung (Test und Go-Live)

Auf Seiten des Verbandes muss ein hierauf bezogenes funktionsfähiges Projektmanagement eingerichtet werden.

Aufgaben- und Prozessmanagement in komplexen Verbandsorganisationen

Die Verbandslandschaft steht nicht erst seit heute unter starkem Veränderungsdruck. Gewichtige Themen weisen stärker denn je über Verbandsgrenzen hinweg und stellen die Funktionalität und Sinnhaftigkeit der Verbandsorganisation in Frage. Prominente Beispiele sind Industrie 4.0, E-Mobility, Infrastrukturpolitik, Logistikdienstleistungen.

Wirtschaftsverband 2020

Die Verbandslandschaft steht nicht erst seit heute unter starkem Veränderungsdruck. Gewichtige Themen weisen stärker denn je über Verbandsgrenzen hinweg und stellen die Funktionalität und Sinnhaftigkeit der aktuellen Verbandsorganisation in Frage. Prominente Beispiele sind Industrie 4.0, E-Mobility, Infrastrukturpolitik, Logistikdienstleistungen.

Dieser Veränderungsdruck stellt vor allem die komplexen Branchenverbände vor die Aufgabe, auf die Dynamik aus dem politisch-wirtschaftlichen Umfeld und für die drängenden Erwartungen aus der Mitgliedschaft strategisch und organisatorisch tragfähige Antworten und Lösungen zu entwickeln.

Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit Verbandsorganisationen dieser Art führen zu dem Ergebnis, dass eine systematische Evaluation und die Ertüchtigung des Aufgaben- und Prozessmanagements das Erreichen solcher tragfähigen Lösungen wesentlich erleichtert.

Dabei trifft man immer wieder auf ein bekanntes Set von Treibern, die Problemdruck erzeugen und denen verbandspolitisch und verbandsorganisatorisch zu begegnen ist.

Wirtschaftsverbände im intensiven Wettbewerb

Wirtschaftsverbände stehen in einem sich intensivierenden Wettbewerb um öffentliche Wirkung, politischen Einfluss und Dienstleistung für ihre Mitglieder. Wettbewerber sind neben anderen Verbänden angrenzender Branchen, NGOs, informelle Gruppierungen aus derselben Branche oder auch große Mitgliedsunternehmen. Die Parameter erfolgreichen Verbandshandelns verschieben sich.

Verbände digital – Aktueller Stand und Entwicklung

Wie wirken sich die massiven Veränderungen in der Kommunikationskultur, die Konkurrenz zu verbandsexternen Interessensvertretungen und die gestiegenen Erwartungen der Mitglieder an moderne Services auf die digitale Modernisierung von Verbänden aus?

Als Ende 2010 eine erste Umfrage zu diesem Themenbereich durchgeführt wurde, war das Thema Social Media bei Verbänden gerade angekommen. Mittlerweile haben etliche Verbände Erfahrungen gesammelt und widmen sich verstärkt den dahinter stehenden, essentiellen Fragen digitaler Verbandskommunikation und Verbandsarbeit.

Damit einher rücken die digitale Verbandsinfrastruktur und hiermit verbundenen Fragestellungen bezüglich Strategien, Services und Organisation immer mehr in den Fokus. Mit der Fortführung der Umfrage in Richtung eines regelmäßigen Panels sollen diese Entwicklungen weiter nachverfolgt und transparent gemacht werden.

Konferenz & Praxisforum Verbände digital am 29. Januar in Berlin

Bereits zum dritten Mal nach 2011 und 2012 luden Xpoint0 - Moderner Verband und das Institut für Verbandsmanagement - IVM zu der speziell auf die digitale Entwicklung von Verbänden und verbandsähnlichen Organisationen ausgerichteten Praxiskonferenz nach Berlin-Mitte ein.

Am 29. Januar 2014 konnten sich 40 Teilnehmer in exklusiver Atmosphäre mit anderen Verbandsvertretern austauschen und von den vorgestellten Praxisbeispielen, Lösungen und Erfahrungen profitieren.

Auf der Veranstaltung berichteten führende Verbandsvertreter u.a. von BDI, BDA, VCI, BITKOM, BDEW und GwG aus erster Hand von ihren Maßnahmen, Strategien und Praxiserfahrungen, u.a. zu den Themen „Digitale Verbandskommunikation“, „CRM extended“, „Digitale Mitgliederservices“, „Dokumenten- und Wissensmanagement“.

Ergänzend wurde ein Workshop zum Thema „Datensicherheit & Datenschutz“ angeboten. Abgerundet wurde das Programm mit einem Zukunftspanel, auf dem die Teilnehmer mit Praktikern und Experten über Lessons Learned und Strategien bzgl. digitaler Maßnahmen in ihren Organisationen diskutieren konnten.

Konferenz "Digitale Verbandskommunikation & Mitgliederservices aus der Praxis - Smart, Mobile, Social, Cloud" am 24. Januar 2013

Die zweite Konferenz nach 2012 wurde mit einem beachtlichen Teilnehmerfeld und lebhaften Diskussionen abgeschlossen. Vor allem die vier Praxisberichte aus namhaften Verbänden waren aus Sicht der Teilnehmer besonders ertragreich.

Moderne Verbandsarbeit & Social Media

Auf Einladung des Instituts für Verbandsmanagement und Xpoint0 - Moderner Verband trafen sich am 19. Januar 2012 in Berlin Experten von Branchen-, Personen-, Dachverbänden und Industrie- und Handelskammern, um über die Möglichkeiten und Auswirkungen aktueller Informations- und Kommunikationstechnologien wie Social Media auf die Verbandsarbeit zu konferieren.

Verbände scheuen das Internet

Das Handelsblatt vom 11.07.2011 berichtete über die Studie des Instituts für Verbandsmanagement und Xpoint0 zur Nutzung moderner Kommunikationsmedien in Verbänden.

Berufe in Verbänden haben Zukunft!

Die „Wirtschaftswoche“ berichtete in ihrer Ausgabe Nr. 1/2 vom 10.01.2011 über eine Prognos-Studie, die sich mit den Berufen der Zukunft befasst.

Ein Ergebnis hieraus ist die Liste der wohl 100 begehrtesten Berufe der Zukunft. Ihr Gewicht wird mit fünf Sternen bis ein Stern bemessen. Berufe in Verbänden (und auch in Gewerkschaften) zählen zum ersten Drittel der 100 begehrtesten Berufe. Hierauf werden sich viele Verbände noch mit einer aktiven Personalpolitik einstellen müssen; denn Begehrlichkeit und Bedarf heißt zugleich Wettbewerb um die besten Köpfe.

Personalentwicklung für Verbände ist ein Kernthema für das Institut für Verbandsmanagement.